Онлайн-кассы: преимущества и недостатки
Современные онлайн-кассы отличаются от кассовых аппаратов предыдущего поколения. Они создают бумажные/электронные чеки, шифруют их, а затем в режиме реального времени передают данные оператору фискальных данных (ОФД). ОФД проверяет информацию о продажах и отправляет сведения о реализованных товарах или услугах в налоговую. Контрольно-кассовую технику (ККТ) на основании 54-ФЗ обязаны применять почти все ИП и юрлица, которые занимаются офлайн или онлайн-продажами (исключения перечислены в статье 2 упомянутого выше федерального закона).
Как специфика бизнеса влияет на выбор ККТ
Если товары продаются в традиционной торговой точке и у магазина большая проходимость, лучше выбрать стационарный кассовый аппарат. Когда компания специализируется на выездной (выносной) торговле или покупатели могут заказать товары с доставкой и оплатить их по факту, предпочтение отдают мобильным терминалам.
Производители онлайн-касс предлагают множество моделей, адаптированных под особенности бизнеса. Например, касса для магазина одежды может быть стационарной или мобильной. Подходящие варианты:
- POS-система;
- смарт-терминал;
- фискальный регистратор.
Эти виды ККТ позволяют работать с большим количеством позиций, редактировать ассортимент, оформлять предзаказы и продавать товары, подлежащие обязательной маркировке.
Интернет-магазины и крупные розничные магазины, в которых возможны онлайн-покупки, могут установить облачную кассу. Это софт с фискальным накопителем, который хранится в data-центре. Продавец получает доступ через облачные сервисы. ККТ легко интегрируется с сайтом. Хранение ПО, обслуживание, регистрация и услуги ОФД входят в стоимость.
Какие плюсы у онлайн-кассы по сравнению с ККТ прошлого поколения
Онлайн-касса помогает вести бизнес максимально прозрачно. Поэтому проверок со сторон контролирующих органов становится меньше.
Предприниматели, которые применяют современные онлайн-кассы, получают и другие преимущества:
- автоматизация всех процессов снижает нагрузку на работников, что заметно упрощает ведение бизнеса;
- сотрудники, которые обслуживают покупателей, экономят время на заполнении документов — например, не надо вести журнал кассира-операциониста;
- повышение скорости обслуживания клиентов: сокращаются очереди и повышается лояльность покупателей;
- оптимизация и систематизация учета: детальная информация о продажах хранится в базе на протяжении нескольких лет, в любой момент можно провести аналитику, выявить слабые места и составить план по улучшению финансовых показателей;
- в личном кабинете можно создать несколько видов отчетов о продажах в режиме реального времени;
- есть возможность выдавать покупателям как бумажные, так и электронные чеки;
- данные в отчетности заполняются автоматически, поэтому ошибки в отчетности, возникающие из-за человеческого фактора, сводятся к минимуму.
А еще, установив онлайн-кассу, нет необходимости опломбировать кассовый аппарат.
Минусы использования онлайн-касс
Недостатков применения онлайн-касс немного:
- работать с новой ККТ сложнее, чем с кассами предыдущего поколения;
- устройству для нормальной работы требуется стабильный доступ к интернету, иначе возможны ошибки при обмене данными с ОФД.
Недостаточно купить или взять в аренду кассовый аппарат. Дополнительно придется приобрести специальное ПО и регулярно платить за обновления. Чтобы обслуживание покупателей не останавливалось, нужно следить за наличием кассовой ленты и других расходников.
Плюсов у онлайн-касс, однозначно, больше. Не стоит пренебрегать требованиями законодательства. ККТ, которые полностью отвечают 54-ФЗ, можно на выгодных условиях арендовать в ЮKassa.